A Secretaria-Geral das Comissões (SGC) da Assembleia Legislativa da Bahia (ALBA) buscou na tecnologia uma nova forma de agilizar os trabalhos. Através da ferramenta visual Trello, a equipe da SGC vem gerenciando melhor os projetos e aperfeiçoando os fluxos. A ferramenta vem sendo utilizada desde agosto, após os 22 servidores que trabalham na Secretaria participarem de um treinamento.

Para o secretário-geral Bira Corôa, o novo sistema vem facilitando muito o trabalho do setor, otimizando o tempo e proporcionando maior agilidade e transparência. “Cada funcionário tem no seu computador a planilha de todos os serviços da secretaria. Então, independente da presença do secretário ou secretária naquele momento, qualquer um pode acessar e ter a informação online do trajeto onde está determinada matéria, seja um relatório, uma ata ou a pauta da comissão”, explicou.

Jorge Araújo, assessor de Bira Corôa, reforçou que o Trello permite que todas informações acerca dos colegiados estejam disponíveis para os funcionários. “Se o secretário titular da Comissão de Educação, por exemplo, não estiver presente, qualquer colega pode acessar, através da ferramenta, todas informações relacionadas a determinada sessão ordinária ou mesmo de uma audiência pública daquele colegiado”, relatou.

Cada comissão tem seu próprio fluxo na ferramenta digital. No Trello, os funcionários da SGC podem acessar quais projetos foram aprovados numa sessão específica da Comissão de Constituição e Justiça (CCJ), quais foram rejeitados e até a própria ata da reunião. As informações que abastecem a ferramenta digital são incluídas pelos próprios servidores.

Além das informações de cada comissão, os funcionários da Secretaria-Geral das Comissões conseguem ver qual é o status de cada um desses fluxos. Jorge Araújo deu como exemplo um projeto de utilidade pública que chega ao setor através de um gabinete parlamentar. Se um funcionário constatar que há algum problema na questão de documentos, ele pode devolver o projeto para o gabinete e o projeto aparecerá na ferramenta com o status de pendente. Ele só avançará na ferramenta depois que as pendências forem resolvidas.